Jasně rozdělte role a odpovědnost (3. zákon řízení projektů)

22. 8. 2012, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: Bez rozdělení rolí a odpovědnosti nejspíše vaše loď s názvem Projekt daleko nedopluje. S tímto uvědoměním nemusíte řešit falešné dilema, jestli své projekty stavět více na kolektivním nadšení nebo na důkladném rozdělení odpovědnosti. Nejrychleji poplujete, když využijete obojí.

Potřebnost rozdělení rolí a odpovědnosti si lépe uvědomíte, když si přirovnáte projekt k velké plachetnici, která se chystá přistát v rušném přístavu. Abyste ke břehu dorazili v pořádku, potřebujete:

zvládat interakci lodi s okolím (doplout ke správnému doku – tj. komunikovat s přístavem, nenarazit do ostatních lodí, vyhnout se mělčině, upevnit lano k molu, navézt zásoby nebo vyprázdnit převážené suroviny atp.)
zvládat samotný provoz lodi (určit kam loď míří, kormidlovat, napnout/skasat plachty, spustit kotvu; prostě běžný provoz lodi od údržby, vaření oběda pro posádku až po vytírání paluby)

Podobně u projektu musíte řešit:

Postavení projektu ve vztahu k okolí: v rámci organizace vůči ostatnímu provozu (tedy k jiným projektům a zakázkám), ve vztahu k zákazníkovi, dodavatelům…
Realizaci projektu jako takového, rozdělení úkolů v projektovém týmu atp.

Jestli máte pocit, že při vašich projektech všichni dělají všechno (popř. nikdo nic a projekt stojí), tak asi plujete na lodi, kde nejsou vhodně rozdělené role a odpovědnost. V některých projektech, hlavně ve větších byrokratičtějších firmách, se polovina lidí na palubě cítí jako veslující otroci, kteří budou z donucení poslušní, ale sounáležitost k lodi určitě necítí. Udělají si svoje a tím to pro ně končí, v krajním případě mohou úsilí ostatních až sabotovat švejkovským doslovným plněním úkolů. Oproti tomu některé „cool“ menší projekty jsou zase téměř jako lodě nadšených popletených vzbouřenců – všichni se překřikují a mluví do vysílačky s přístavem, námořníci si ochotně sami hledají práci (nejradši jen takovou, která je baví), ale neřeší, že nikdo právě nestojí u kormidla a mají kolizní kurz na jinou loď. Málokdo umí citlivě vyvážit motivaci zaměstnanců s efektivním rozdělením rolí a odpovědnosti. Přitom až teprve při skloubení obou principů budete nejrychleji křižovat s vaší lodí od přístavu k přístavu, resp. projekty budou mít hladší průběh.

Aby se tahle loď pohnula, bude muset spolupracovat hodně rukou… Vítejte na palubě, kapitáne. (Obrázek: FreeDigitalPhotos.net)

Zádrhel se přitom může objevit překvapivě snadno. V řečnickém klubu, jehož jsem členem a který normálně funguje velmi dobře díky tradičnímu rozdělení rolí, jsme pořádali naši první řečnickou soutěž. Veškeré přípravy probíhaly výborně a vše šlapalo jako na drátku: program, harmonogram, soutěžící, pozvánky, formuláře pro porotce… Každý dělal, co měl v rámci popisu své volené klubové role, radost pohledět. Akorát pár dní před akcí problém! Zjistili jsme, že nikdo nerezervoval prostory, se kterými jsme počítali. Naštěstí tam měli volno a nemuseli jsme tak na poslední chvíli měnit ani termín ani místo ohlášené předem v pozvánkách. Nešlo přitom o opomenutí nikoho konkrétního. Jen nebyla určena jedna konkrétní osoba, která by na přípravy dohlížela komplexně, tedy obdoba manažera projektu. Projekt je možno rozkouskovat na dílčí úkoly, které si lidi rozeberou, ale někdo by měl hlídat, že nějaký kousek skládačky nechybí.

Mějte tedy jasně rozdělené role a odpovědnost, zejména v následujících oblastech:

Sponzor (garant) projektu a manažer projektu

Sponzor projektu je jako admirál flotily, který dává pokyny manažerovi projektu (kapitánovi) kam a proč projekt dořídit. Neměl by chtít nesplnitelné, měnit požadavky příliš často a měl by poskytnout dostatečnou podporu (zásoby, posádku, kapitánské pravomoce). Nechtějte po sponzorovi, aby vám dodal podrobnou mapu cesty. Pokud obě role spojujete v jedné osobě, což je možné, měňte na své hlavě kapitánskou i admirálskou čepici dostatečně často, abyste zajistili dostatečný výkon obou rolí.

Rozhodování

Raději věřit rozhodnutí jednoho či několika zkušených lidí dobře seznámených s problémem, než realizovat koncensus nekompetentní většiny (a kolektivní ne-odpovědnost)
S některými rozhodnutími výrazně pozměňujícími původní zadání budete muset až za sponzorem projektu
Jako manažer se smiřte s tím, že budete muset rozhodovat (a občas může jít o těžká nebo nepříjemná rozhodnutí – zejména ta jsou většinou na vás)

Rozumný manažer nezaměňuje vyjasněné role a odpovědnost za slepou poslušnost a nemožnost názorových konfliktů. Ty totiž někdy vedou i k nalezení lepšího řešení. Jde zejména o to, kdo na sebe bere konečnou odpovědnost za rozhodnutí v konkrétní oblasti, a to hlavně ve chvíli, kdy další diskuze už jsou neproduktivní.

Styk se zadavatelem/klientem

Ohlídejte si, aby komunikace se zadavatelem/klientem projektu nebyla až moc nahodilá, tj. ne že pokaždé klientovi zavolá někdo jiný – jednou manažer domlouvá smlouvu, příště technik změnu specifikace a posunutí termínu, potřetí se ptá expedice, na jakou adresu to chtějí poslat. Pokud nemáte určené kontaktní osoby, předávejte si informace důsledně. Důsledkem jinak mohou být chyby v řízení změn, protichůdné nebo chybějící informace, nejednotnost vystupování vůči zákazníkovi, nezaplacené vícepráce atp.

Styčné plochy projektu s trvalou organizací

Pokud realizujete projekt ve firmě, kde probíhá i mnoho jiných činností (projekty, zakázky, běžný provoz) a zejména pokud se vaši lidé účastní více projektů, bude to váš projekt omezovat a bude to zdrojem problémů. Zde sice vyjasnění rolí předem může také pomoci, ale zejména to chce zapojení sponzora a včasnou komunikaci a koordinaci s ostatními ve firmě.

Kontrola kvality

Kdo, kdy a jak bude kontrolovat, zda jsou práce prováděny dostatečně kvalitně? To je důležité zejména tehdy, kdy pozdní odhalení chyby stojí několikanásobně více (času i peněz) než bezprostřední oprava po kontrole.

Další možné nástroje podporující rozdělení rolí

Použití všech těchto nástrojů není vždy nezbytné, ale v případě problémů nebo nejasností může dost pomoct nejen ve větších organizacích:

matice odpovědnosti, např. ve formě RACI matice – zpřehledňuje odpovědnost a její rozdělení mezi jednotlivé osoby za jednotlivé oblasti
matice zastupitelnosti – pomůže vám s plánem zastupitelnosti pro klíčové role, např. když se lodivod opije namol nebo ho sežere žralok, máte někoho jiného, kdo umí číst v mapách?
komunikační plán projektu – pomáhá rozvrhnout, jak bude probíhat komunikace v průběhu strany, koho a jak často informovat atp.
smluvní zabezpečení – může pomoci upřesnění rolí. Součástí smlouvy mohou být informace o tom, kdo je oprávněn úkolovat pracovníky, kdo za co odpovídá atp.

V příštím díle se zaměříme podrobněji na 4. zákon řízení projektů, který radí „Projekt svěřte schopným lidem“.

Všechny články série:

Pracujte na těch nejpodstatnějších věcech a cílech (1. zákon řízení projektů)
Pracujte efektivně (2. zákon řízení projektů)
Jasně rozdělte role a odpovědnost (3. zákon řízení projektů)
Svěřte projekt schopným lidem (4. zákon řízení projektů)
Méně je někdy více (5. zákon řízení projektů)

Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.

Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.

Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing