Eva Šviráková: Projektovým manažerem už na vysoké škole

20. 4. 2009, napsal Ing. Mira Vlach:

Shrnutí: V předmětu Komunikační agentura, který je volitelný (1., 3.,4. a 5. ročník) i povinný (2. ročník) mají studenti Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně možnost si už během studia zkusit účast na skutečných projektech a jejich řízení. V rozhovoru s Evou Švirákovou, která byla do konce roku 2008 vedoucí tohoto předmětu, hovoříme o vývoji tohoto předmětu a jeho oblibě u studentů. Jde o nahlédnutí pod pokličku projektové kanceláře studentských projektů na vysoké škole UTB.

Ing. Eva Šviráková, Ph.D. - osobní fotografie

Ing. Eva Šviráková, Ph.D. je momentálně pověřenou tajemnicí Fakulty multimediálních komunikací (FMK) na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně a odbornou asistentkou na Ústavu marketingových komunikací FMK. Dříve zde působila jako vedoucí ekonomického odboru rektorátu UTB, tajemnice Fakulty multimediálních komunikací UTB ve Zlíně (FMK), ekonomka FMK a manažerka projektů Komunikační agentury na FMK.

Mira Vlach – otázka (MV): Ahoj Evo, netajím se tím, že se mi předmět Komunikační agentura velmi líbí, protože jsem se s jeho výsledky seznámil na vlastní oči jako účastník vašich konferencí o projektovém řízení. Mohla bys jej vlastními slovy představit lidem, kteří o něm nikdy neslyšeli?
Eva Šviráková – odpověď (EŠ): Zkusím to. Je to rozhovor, tak možná budu používat i trochu neodborné výrazy, snad to nebude vadit. Komunikační agentura je vyučovaný předmět, který se nevyučuje. Tedy nevyučuje se v lavicích, není rozvrhovaný. Studenti dostanou na začátku akademického roku seznam schválených projektů, mezi kterými si vybírají. Projekty jsou iniciovány na konci předchozího akademického roku. No a pak se vytvoří týmy, každý student si může vybrat podle svého zájmu. Potom už je to v rukou manažera, který zahájí projekt a začne zvát na porady.

MV: Co si studenti v tomto předmětu mohou vlastně vyzkoušet?
EŠ: Mohou si vyzkoušet všechny práce, které dělá běžná reklamní agentura. A navíc řízení projektu, protože nevím o tom, že by v běžných reklamních agenturách řídili projekty (které se tam zcela jistě také realizují) projektově. Asi se mě chceš zeptat, jaké ty běžné činnosti jsou? Tak tedy: nejdříve představa, co si zákazník přeje, tedy cíle projektu a jak se k nim dostaneme. A potom začínáme plnit: články na web a do novin, tiskové konference, komunikace s dalšími médii – rádio, televize, grafický styl projektu a tvorba jeho projektového corporate identity, komunikace se sponzory, žádosti o dotace, produkce projektu, překlady do angličtiny u mezinárodních projektů, týmová práce, řízení projektů a začlenění všech členů týmu do projektového týmu atp.

MV: Které konkrétní projekty studenti například realizují a na které z těchto projektů jsi nejvíce pyšná?
EŠ: Já asi nejsem pyšná na projekty, ale na studenty, kteří se nevzdávají a i když se jim nedaří, hledají nové cesty. Už jsem zažila se studenty několik krizí. Ta poslední začátkem února 2009. Prostě, stejně jako dosažených výsledků si vážím té cesty, kterou studenti musí ujít. Čím je těžší, tím pro jejich život lépe. Jakmile jde všechno snadno, tak je to buď náhoda, která se příště nezopakuje nebo je ten výsledek projektu plytký. I takové projekty máme. Nové a komplikované projekty jsou vždycky s problémy. Ale ty jsi chtěl pár projektů vyjmenovat. Mezi velké patří Miss Academia, Salvator, B´fashion, Majáles, Univerzitní ples, konference Projektový management, Mixer, Percipio, Literární květen (dnes L!terra), možná i Busfest. Mezi menší patří Letní kino, filmový klub Bio, Workshopy.eu, CastingoFka, Buďte vidět.

MV: Jak těžké vůbec bylo předmět Komunikační agentura zpočátku nastartovat?
EŠ: Já vlastně nevím, nebyla jsem u začátku tohoto předmětu na fakultě. První projekty se začaly realizovat v roce 1998/99. Já jsem projekty restartovala v době jejich útlumu, ale tím bychom se snad ani neměli chlubit. Podle mého názoru je klíčovým momentem pro nastartování projektů celkové klima na fakultě. Jestliže studentům nevěříte, že něco dokážou, nesvěříte jim projekt. Jakmile jste ochotni připustit riziko, kterému se fakulta vystavuje při realizaci studentských projektů, získávají projekty zelenou. Ale takto černobílé nebo spíš černozelené to není. Život přináší spousty variant.

MV: Pověz čtenářům i něco o sobě, jak ses k tomuto předmětu vůbec dostala?
EŠ: Komunikační agentura je fenomén, je to styl života, je to živel. Kdo na tuhle filosofii nepřistoupí, ten nemůže vést projekty. Odešli dva akademičtí pracovníci, kteří se o předmět starali v roce 2006/07. A najednou bylo volné místo. Já jsem v té době dělala na fakultě práci, která mě moc netěšila, tak jsem se rychle nabídla, ať to se mnou Ústav marketingových komunikací zkusí, že tu práci zvládnu v celém objemu sama a nebudu potřebovat žádnou pomocnou sílu. Tímto slibem na hranici zdravého rozumu jsem toto místo získala. Byla jsem drzá a když jsem nastoupila, moc jsem o řízení projektů podle publikované metodiky (např. IPMA, PMI a pod.) nevěděla. A učit se za pochodu, na to jsem neměla čas. Ale měla jsem projekty ráda, bavila mě práce se studenty, dobře jsem znala administrativu univerzity a tak jsem to nakonec nějak zvládla. Byla jsem zase na chvíli na stejné lodi jako studenti a nedala jsem je. Oni to nějak vycítili, spolupráce byla skvělá, snažila jsem se jim pomáhat a oni se mi odměnili nádhernými projekty a občas také nějakým dárkem, poděkováním, kytkou k narozeninám… Kdo to nezažil, neuvěří. Jak říkám, fenomén. Ale tím nechci říct, že problémy nebyly. A k řízení projektů podle metodiky jsem se také postupně dostávala. Hlavně díky konferenci, kterou jsme pořádali a díky konferencím, které jsem navštívila jako divák, až byl trochu čas.

MV: Byly nějaké problémy udržet předmět v chodu?
EŠ: Jaké… Jsou to vůbec problémy? Všechno, co se lze dočíst v knížkách o projektovém managementu, jsme spolu se studenty zažili. Studentský syndrom přípravy plakátů na poslední chvíli, s grafiky bývají těžkosti (mimochodem, máme vlastní grafiky z řad studentů), my však máme povinnost každý návrh plakátu nechávat schválit na oddělení kancléřky na rektorátu. Skoro nikdy jsme to nestihli, takže jsme byli terčem kritiky, že ignorujeme nařízení rektorátu. My bychom to chtěli dělat správně, jenže pak nestihneme vytisknout plakáty včas. Dá se tohle považovat za problém? Asi ano.

Co se týká dalších problémů, trochu více systémově: neměli jsme žádný software na řízení projektů. A když jsme ho získali, nebyl čas naučit se jeho obsluhu. Takže vedoucí projektové kanceláře absolutně neměl přehled, jestli si manažeři projektů vedou správně a jestli stíhají plnit klíčové úkoly na kritické cestě. V podstatě jsme ani žádnou kritickou cestu neměli sestavenu. To se všechno teprve učíme. Takže největší problémy jsou s prosazením metody řízení projektů do reálných projektů. Klasický rozpor vysokých škol: propojení teorie do praxe.

MV: Mohla bys, prosím, popsat vývojové etapy, kterými Komunikační agentura prošla?
EŠ: Já jsem udělala takovou případovou studii, kterou ty znáš. Proto tahle záludná otázka, čekala jsem ji. Ty etapy jsou už čtyři. Je to normální, že etapy přesně kopírují přístup osobnosti ve vedení Komunikační agentury? První etapa byla obdobím chaosu a intuice. Řídili jsme projekty bez metody řízení projektů. Pořád jsme dělali nějaká pravidla, pořád nová, nikdy to nebylo ono. Chyba byla v tom, že jsme se snažili objevit objevené. Nebyla jsem sice tehdy ve vedení Komunikační agentury, ale z pozice tajemníka fakulty (dnes bych řekla manažera finančních zdrojů projektů) jsem všechno zpovzdálí sledovala a fandila. Pak přišlo nové vedení, které vydrželo jeden akademický rok 2006/2007 a nastolilo velmi tvrdé nástroje pro řízení projektů. Nazvala jsem si ji etapou byrokracie. Studenti nestíhali, zlobili se, vyplňování projektových dokumentů odvádělo jejich pozornost od projektu, který si běžel svým směrem bez ohledu na plány sestavené na papíře.

Pak jsem přišla v akademickém roce 2007/2008 do Komunikačky já a prvním mým úkolem bylo přirozeně oživování a kříšení utlumených projektů a motivace mírně odrazených studentů. Já jsem se seznamovala s možnostmi projektového řízení v jeho byrokratické podobě a přemýšlela a hledala kompromis mezi řízením pomocí intuice a řízením pomocí byrokratických postupů. Na workshop jsem si tenkrát pozvala Honzu Doležala z PM Consulting, který nás aspoň naučil logický rámec. Byli jsme metodikou řízení projektů osloveni a začali jsme ji používat. Pracovala jsem v Komunikačce do konce kalendářního roku 2008. V listopadu jsem ještě stihla částečně implementovat řešení Enterprise Project Management a tím to skončilo. Musela jsem odejít a plnit jiné úkoly, které po mě žádal Ústav marketingových komunikací. Nové vedení, které řídí Komunikační agenturu nyní, nepoužívá webové komunikační řešení Microsoft. Najednou se za pochodu uprostřed akademického roku přidávají další projekty, které nebyly iniciovány stanoveným postupem, netlačí se na sestavení WBS v projektech, nejsou publikovány logické rámce, rozpočty, časové harmonogramy… Pro tuhle novou etapu zatím nemám název. Je velice kratičká, trvá pár měsíců, třeba zase přinese nějaký nový pohled, třeba to bude ku prospěchu projektům. Ale podle mých zkušeností, odklon od metody řízení projektů je krok zpátky.

MV: Jak vedení školy podporuje předmět nyní?
EŠ: Asi bys tady čekal odpověď, že vedení školy předmět podporuje všemi možnými prostředky. Nevím, jak odpovědět. Projekty se opět budou redukovat (poslední redukce byla v etapě byrokracie). Důvod? Tolik projektů nemůžeme kvalitně řídit a financovat. Ale už nelze zastavit realizaci všech projektů a redukce je možná jen ve velmi omezené míře. Některé projekty mají registrované ochranné známky, jiné registraci chystají. Takže: vedení školy projekty podporuje.

MV: Nakolik se daří předávat zkušenosti z realizovaných projektů do budoucích ročníků, kdy je už řídí a zabezpečují jiní studenti?
EŠ: Tady jsou pořád dluhy. Bez opravdu kvalitní virtuální projektové kanceláře, kam budeme ukládat projektovou dokumentaci v elektronické podobě, nebudeme moci zkušenosti předat pořádně nikdy. Roční zkušenost studenta se nedá říci na hodinové schůzce. Zkušenosti jsou mnohdy nesdělitelné. Podle mne je tady hlavní řešení v tom, že v prvním ročníku si vyberete projekt, koukáte jak to manažeři řídí, v průběhu řešení projektu převezmete iniciativu v řízení jedné sekce a další rok se ucházíte o místo manažera projektu.

MV: Kolik času práce v Komunikační agentuře pedagogům a zástupcům školy zabírá a jak je náročná?
EŠ: Jak pro koho a jak v kterém projektu. Asi bych nyní měla mluvit za sebe. Jsem vedoucím pedagogem projektu Konference, je to projekt, na jehož dobrém výsledku mám zájem a vidím v něm smysl. Není to vůbec interní projekt, neslouží jen pro pobavení úzké skupiny lidí. Je to reprezentativní projekt s rozpočtem asi 300 tis. Kč v jeho úsporné variantě. Zabere mi ve fázi plánování a realizace asi tak 20% mého pracovního času a 90% mého mimopracovního času. Ale tohle kolísá.

MV: Jaký je přístup studentů k práci v Komunikační agentuře? Jak probíhá dělba práce?
EŠ: No. Musím odpovídat? Sociální kompetence studentů jsou ještě poměrně slabé. Jsou velice mladí, neumí se vyrovnávat s konflikty, ani týmově pracovat. Každý sice chápe, že práce se musí rozdělit, ale lepší je, když se manažer a člen týmu domluví. Manažer, který jen přikazuje, většinou ztroskotá. Potřebujeme do týmů proaktivní studenty. Ti kteří jen čekají a doufají, že na ně žádná práce nezbude, taky žádnou většinou nedostanou. Nejsme firma. Za práci platíme kredity.

MV: Takže je to vlastně tak, že každý projekt táhne hlavně pár aktivních studentů a je jen na dovednostech projektového manažera, nakolik dokáže angažovat i ostatní členy týmu?
EŠ: Ano, dá se to tak říct.

MV: Předmět existuje už docela dlouhou dobu. Máš už nějakou odezvu od studentů, kteří se hodně angažovali v tomto předmětu a odešli už do praxe?
EŠ: Ano. Dva studenti z pátého ročníku, které hodně oslovila Komunikačka, moderovali letos naši konferenci. Oba sehnali práci ještě za dob svého studia. Už vědí, na co jsou talentovaní a co jim nejde. Vědí, jak překonat slabé stránky své osobnosti, jak působí na své okolí… stačí? Komu z nás se tohle podařilo už na vysoké škole?

MV: Jaká je poptávka firem po projektech realizovaných studenty, popř. po takto vychovaných projektových manažerech?
EŠ: Snažíme se nabídnout studentům certifikát IPMA, který si mohou složit, pokud řídili projekt jako manažeři a pokud byli úspěšní. Zkoušku u IPMA jim zaplatíme, do levelu D. Sháníme pro ně referenční dopisy z firem z praxe. Chceme, aby měli něco v ruce, až půjdou do praxe. Také v jejich životopisech to vypadá úplně jinak, když se podíváte, že je tam napsáno, že řešili reálné projekty a zaměstnavatel už něco o těch projektech třeba slyšel v médiích. Když napíšou, že ovládají metodu řízení projektů, jejich šance je ještě větší. Zástupci firem oslovují studenty sami. Někteří už pracovali pro firmu Baťa, jiní pro reklamní agenturu v Brně, další pro Ogilvy, nemám přesně zmapováno, jak jsou studenti úspěšní, ale vidím, že obavy z uplatnění v praxi nemají.

MV: Co bys doporučila lidem, kteří by s podobným předmětem chtěli začít na jejich škole?
EŠ: Já si nejsem jistá. Asi bych musela na tuto otázku dělat pár analýz na konkrétní škole. V první řadě analýzu kultury školy. Tam, kde existuje rigidní systém a přísná vertikálně orientované hierarchická struktura bych asi zvažovala, jestli to má cenu. A taky, na vysoké škole se hodně hraje na vzdělání, na to, jestli ten, kdo začne bude mít důvěru managementu. A jsem zase u kultury…

MV: Moc děkuji za odpovědi a přeji do budoucna ať se projekty daří, studentům ať se předmět nadále líbí a předmět ať rozkvétá.

Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.

Ing. Mira Vlach - projektové řízení, informatika a marketing

Eva Šviráková: Projektovým manažerem už na vysoké škole

Odběr novinek