Shrnutí: Pokud se zabýváte řízením projektů, pak jste už pravděpodobně narazili na projekt, který neběžel jak má. Lámali jste si hlavu s tím, proč k tomu došlo? Snažili jste se poučit ze svých chyb? V následujícím článku se s Vámi podělím o 5 častých chyb, na které jsem narazil při své praxi manažera, konzultanta a lektora nebo jen v roli nezaujatého diváka.
Většina z vás už jistě slyšela o Paretově pravidlu, které radí věnovat se tomu nejpodstatnějšímu. A toto pravidlo je bohužel neúprosné. Sebelepší systém či pravidla nepomohou, pokud projektový manažer nestíhá a projekty se pak zbytečně zpožďují. Důvodem může být například důležité rozhodnutí, které týden leží v e-mailu. Podobné zdržení může nastat, než projektový manažer upřesní specifikaci do výběrového řízení. A než stihne zkontrolovat kvalitu odvedené práce, někdo mu zavolá a vyruší ho jiným naléhavým problémem… Některé projekty vás v tomto směru prověří dokonale. Jak z této situace ven? Stanovte si jasné priority, pracujte s kritickou cestou, delegujte, efektivněji hospodařte s časem – pořiďte si například osobní asistentku.
Mezi začátkem projektu a jeho koncem uplyne dlouhá doba a obvykle se do projektu zapojí i hodně lidí. A lidé bohužel často zapomenou, co se domluvilo na poradě minulý týden, natož před rokem. Na cíle a přínosy projektu je tedy nutné pamatovat nejen na začátku, ale po celou dobu realizace projektu. Přínosy z projektu dokonce ve valné většině případů nejlépe zhodnotíte s odstupem času. Pokud nejsou jasně popsány kritéria úspěšnosti, může se stát, že si na konci uděláte fajfku za splněný projekt, ale jeho přínosy budou nulové. Co neměříme, to neřídíme. Skvělým pomocníkem pro stanovení cílů, přínosů a kritérií ověření je logická rámcová matice.
Kovářova kobyla chodí bosa. Firmy, které neumí dobře realizovat projekty pro své zákazníky, většinou nemají dlouhého trvání nebo bojují o přežití. Proto se u projektů pro zákazníky v průběhu let odstraní ty nejhorší chyby a tyto projekty jsou dobře řízeny. Avšak projekty zaměřené dovnitř organizace jsou pak často v ostrém kontrastu – pomalé, amatérské, špatně nebo vůbec řízené. A to ačkoliv přínos z nich by mohl často být větší než z průměrné zakázky. Pokud Vám to zní povědomě, zkuste se zamyslet, jestli víte, jak si aktuálně vedou projekty ve Vaší firmě. Probíhají pravidelné porady projektu? Je zřejmé a jednoznačné, kdo vlastně řídí tento projekt? Má projekt jasně definovanou prioritu v rámci firemních aktivit?
Vedení firmy čas od času spustí vlastní rozvojové projekty. Nestanoví však pravidla pro průběžné informování o stavu projektu, které by podpořily průběžnou a systematickou práci na těchto projektech. A jaký je výsledek? Projekty buď upadnou v zapomnění, nebo se, v lepším případě, řeší na poslední chvíli a zpožďují se. Řešení se nabízí samo – jasně stanovte dny, kdy bude vedení informováno o aktuálním stavu projektu a jeho předpokládanému vývoji. Máte ve firmě porady oddělení, kterých se projekt týká? Zařaďte na bod jednání krátkou informaci o aktuálním stavu projektu. Na projekt se tak nikdy nezapomene – co je pravidelně na očích, se těžko ztratí.
Při práci na projektu je motivace členů projektového týmu klíčová. Dobrý projektový manažer si najde čas na to, aby poznal své lidi, uměl je správně úkolovat, motivovat a dlouhodobě jim pomáhá se rozvíjet. Upřímný zájem lídra je prostě nenahraditelný. Produktivitu i spokojenost můžete zvýšit lepším poznáním svých zaměstnanců. Zeptali jste se někdy podřízeného na začátku projektu, co od této práce očekává on sám? Víte, co jej na práci na projektu nejvíce motivuje? Důvěřuje vám?
Pokud žádné z těchto chyb neděláte, gratuluji! Pravděpodobně pracujete ve velmi úspěšné firmě. Poznali jste se v některé z těchto pěti chyb? Blahopřeju, můžete zajásat! Uvědomění bývá u některých problémů nejtěžší překážkou – investice vložené do nápravy se u významných projektů mnohonásobně vrátí.
Článek vznikl ve spolupráci s firmou ITeuro a byl se svolením uveřejněn i na jejich firemním blogu.
Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:
Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.
2024 © Ing. Mira Vlach – Všechna práva vyhrazena