Čtvrt roku adrenalinu pro váš projekt

18. 8. 2015, napsal Ing. Mira Vlach:

Souhrn: K rychlému dokončení vleklých projektů existuje v některých případech překvapivě snadné řešení a ověřený model spolupráce. Stačí si říct kouzelná slova “tohle nefunguje dobře, takhle to dál nejde” a přizvat k projektu další osobu, které budete pravidelně skládat účty.

Dnes vám chci dát praktické tipy, jak můžete zdarma pro vlastní účely využít princip pravidelného skládání účtů, abyste urychlili (a částečně i zkvalitnili) váš důležitý projekt.

Jak to vypadá v praxi? Vy, jako realizátor projektu, si sami týdně stanovujete úkoly a hlavním úkolem vašeho nového parťáka je poctivě s vámi vyhodnocovat jejich (ne)splnění. Přátelsky, konstruktivně a se železnou pravidelností. Výsledky vás pak nejspíš velmi příjemně překvapí.

Rady v tomto článku budou nejpoužitelnější za těchto podmínek:

váš projekt se buď už delší dobu vleče, leží v šuplíku, nebo u něj hrozí práce na poslední chvíli (s vážnými dopady)
až na pár nejasností dobře víte, jak na projekt jít, ale spíše máte problém se k tomu pořádně rozhoupat a najít si na to ve svém plném diáři čas
brzda v projektu jste nejvíc vy sami (perfekcionismus, odkládání úkolů, obavy z neznáma nebo reakcí na výsledek, štěpení pozornosti atp.)
projekt je proveditelný a jste ochotní ho upřednostnit před většinou ostatních úkolů
jste schopni najít si dostatečně způsobilou a důvěryhodnou osobu pro pravidelné skládání účtů a nevadí vám nechat ho (nebo ji) koukat vám pod ruce

Splňuje vaše situace všechny podmínky? Super, připravte se zmáčknout u vašeho projektu imaginární “turbo” tlačítko.

Urychlovací tlačítko pro váš projekt? (Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net)

Testováno na sobě a jiných lidech

Proč si myslím, že výše zmiňovaný princip je jedním z nejvíce efektivních? Protože to mám už v praxi vyzkoušeno na sobě a následně i na mnoha jiných lidech.

U sebe si troufnu říct, že bez tohoto principu bych snad dosud nespustil své otevřené školení základů projektového řízení pro živnostníky, manažery a drobné podnikatele. Je to příklad oddalovaného a prodlužovaného projektu, při kterém nástup na týdenní cyklus úkolování zásadně urychlil jeho průběh. Probíhalo to takto:

První nápad (2008): Že by bylo super mít co nejpraktičtější školení i pro méně formální prostředí (a ne jen pro korporátní sféru) mě napadlo už v roce 2008.
První přípravy, sběr poznámek a inspirace (2010–2013)
Spuštění miniwebu s upoutávkou a sběr adres zájemců (07/2013): Spouštím pre-launch verzi webu, sbírám adresy zájemců, předpokládaný termín spuštění je na podzim 2013 (chacha, kéž bych věděl…).
Občasná práce na přípravách a odkládání termínu spuštění plné verze webu i začátku školení (podzim 2013 až jaro 2014): Pracuji na zakázkách pro klienty, doma mám roční dítě, vše jde pomaleji, než bych chtěl, čas letí a termín spuštění se klouzavě prodlužuje.
Přepnutí do “turbo” módu a začátek pravidelného skládání účtů (04/2014): Další odkládání už je vůči dřívějším veřejným ohlášením neúnosné. Domlouvám se s kamarádkou Luckou Prorokovou na týdenním vyhodnocování postupu prací. (Jako vedlejší produkt vzniká základ konceptu služby Projektového dotahovače.) Rozsekávám dlouhotrvající dilema o vzhledu úvodní strany webu, finalizuji texty, dávám zadání grafikovi. Připravuji i obsah školení.
Spuštění plného webu (06/2014): Hurá, plný web je na světě, ladíme s Honzou Bienem poslední drobnosti.
Pilotní termín školení (07/2014): Hurá, první pilotní termín s testovací skupinou. Není to dokonalé, ale vládne velká spokojenost účastníků a je to na dobré cestě. Pokračujeme s Luckou v týdenním vyhodnocování.
První řádný termín školení (10/2014): Průměrná spokojenost osmi účastníků je 9,75 z 10, hodnota NPS je 87,5 %. Stav školení považuji za hotový, i když je dost věcí, co chci a budu zlepšovat. Projekt považuji za ukončený, školení dále běží.

Zpětně vidím dlouhé a víceméně zbytečné prodlevy hlavně od podzimu 2013 až do jara 2014. Teprve po domluvě s Luckou jsem mnohem lépe držel pozornost na podstatných úkolech a i mezi prací pro klienty jsem to nějak stíhal. Věděl jsem co chci i jak to udělat, stačilo občas jen vzájemnou spoluprací přirozeně a lehounce popostrčit. Při tomto nastavení to prostě fungovalo a za pár měsíců jsem udělal hromadu práce.

Na základě této skvělé zkušenosti jsem metodu začal nabízet i komerčně jako službu Projektový dotahovač™. Vyzkoušel a ladil jsem ji snad s desítkou lidí v různých prostředích a projektech – s podobně dobrými výsledky. Občas jsem při zkoušení metody prošlapal i pár slepých uliček, ale to k tomu patří. V tomto článku se s vámi podělím o základní tipy a zjednodušený návod. Z placené verze metody zde neuvádím odladěné formuláře k rozplánování projektu, pokročilé rady a praktické ukázky uplatnění na různých projektech.

Vyzkoušejte: Hlavní princip

Jako člověk s projektem k realizaci (tzv. realizátor) se domluvte s další osobou (tzv. dotahovačem ™). Společně projekt přiměřeně rozplánujte, ať máte dobrou představu co vás čeká a ověříte v kostce proveditelnost projektu. Domluvte se taky na detailech spolupráce.

Dotahovač, kterého si najdete, není manažer projektu, funguje jenom jako skvělý tempomat. Může navíc nabízet nezaujatý pohled, vlastní manažerskou (ne nutně odbornou) zkušenost a poradní hlas. Realizátorovi zůstává plná kontrola nad řízením projektu, přičemž se od něj očekává, že na projektu bude soustavně pracovat a plnit úkoly, které si sám stanoví.

Pozor: Pokud chybí odborné zkušenosti s projektem vám i dotahovači, budete nejspíš potřebovat kvalifikované rady od dalších osob, které pomůžou s odbornou částí projektu. Jinak by mohl vzniknout nepěkný paskvil, který vám moc radosti neudělá.

Hned po prvním plánování nastartujte týdenní cyklus, ve kterém si na sebe bere realizátor sám dobrovolně úkoly a dotahovač garantuje efektivní průběh stručných pravidelných týdenních schůzek (lze i na dálku). V rámci schůzek se jednotlivé úkoly vyhodnotí, stanoví se další, dotahovač nabídne nezaujatý pohled a poskytne realizátorovi zpětnou vazbu.

Rozhoupejte se jen jednou, ale pořádně!

Nejlepší projekt k realizaci v tomto režimu je takový, za který je realizátor ochotný dát ruku do ohně a naprosto bez pochyb se k němu upsat. Nebo třeba dát pět tisíc na stůl jako nevratnou zálohu, pokud se na projekt vykašle. “Nechceš psát domluvenou diplomku a chceš jet raději meditovat do Indie? Fajn, ale záloha propadá.” Záloha není vyloženě nutná, ale je to dobrý indikátor toho, jak moc jste svolní se k realizaci projektu zavázat.

Když se rozhodnete a zavážete makat na daném projektu s vysokou prioritou až do konce, má to jednu naprosto zásadní výhodu. Spolu s dotahovačem výborně zatočíte s případnou rozhodovací paralýzou. Nemusíte opakovaně řešit, na kterém ze svých projektů pracovat, a i aktuální úkoly máte díky týdenním cyklům celkem jasně dané.

Hlavní doporučení, aby spolupráce dobře fungovala

Nesnažte se mačkat turbo tlačítko pro více projektů zároveň. Klidně jako realizátor mějte více projektů, ale pro nejlepší efekt s dotahovačem řešte jenom jeden z nich.
Výběr osoby dotahovače je důležitý – čím je spolehlivější, zkušenější a čím více si sednete, tím lépe vás namotivuje a pomůže projekt vhodně směrovat.
Pokud má dotahovač vydržet dlouho, garantovat vám týdně svůj čas a brát svou roli vážně, tak je vhodná nějaká forma odměny.
V případě největších záseků dobře pomáhají osobní setkání, týmová práce nebo rozdělení na menší SMART úkoly.
Vzájemné dotahování projektů funguje efektivně jenom do té doby, než se jeden z dvojice dostane do vážnějšího skluzu s plněním úkolů.
Stanovte si pro sebe na každý týden jasné SMART úkoly, pište si je.
Věnujte každý týden pár minut tomu, jestli jsou obě strany s průběhem spolupráce spokojené.
Stává se, že realizátor někdy úkoly nesplní včas . Zjistěte důvody a podle potřeby přijměte opatření, aby se to neopakovalo. Jako krajní řešení se dá využít předem domluvená progresivní penalizace.
Domluvte se u každého úkolu, jak budete vyhodnocovat jeho splnění. Bude stačit, když realizátor ohlásí, že je úkol hotov? Nebo bude muset reálně ukázat (zaslat na email) konkrétní výsledek?
Pokud máte pocit, že dotahovač má připomínek a doporučení až moc, poproste ho, ať se omezí jenom na ty nejdůležitější.
Jestliže projekt ztratí smysl nebo přestane být realizovatelný, ukončete ho.
Týdenní frekvenci je možné upravit – např. u diplomky můžete vyhodnocovat postup každý den.
Podobnou roli jako dotahovač plní často velmi dobře např. Mastermind skupiny, v práci mohou být nahrazeny povinností realizátora pravidelně reportovat stav projektu (a šéfem, který ten report pozorně čte)
Chcete si poradit přece jenom raději sami a nenechat nikoho koukat pod pokličku? Zkuste knihy War of Art nebo Konec prokrastinace.

Co dál?

I když metoda dotahovače není všelék, při správném použití mělo uplatnění této služby na projekt vždy podobný efekt jako rychle působící dávka adrenalinu, která vydrží alespoň 3 měsíce, nebo až do konce projektu. Princip pravidelného skládání účtů je mocný a je škoda ho nezkusit.

Máte kamaráda nebo známého, kterému by se dotahovač pro jeho projekt hodil? Třeba ocení, když mu pošlete odkaz na tento článek. A můžete se mu coby dotahovač rovnou nabídnout.

Jste nervózní z projektu, který moc nestíháte a pořád ho odkládáte? Najděte si parťáka a zkuste to podle doporučení výše. U mě i jiných většinou opravdu platilo, že ve dvou se to lépe táhne.

Odběr novinek

Chcete-li být stručně upozorněni na nové články a aktuality, přidejte si RSS kanál tohoto webu do čtečky zpráv nebo přihlaste svou emailovou adresu k odběru novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Vaše emailová adresa zůstane zachována v naprosté tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnuta. Novinky jsou zasílány formou stručného textového emailu jednou nebo maximálně dvakrát měsíčně. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu uvedeného na konci každého emailu.